Az adatmásolástól az expedíciós folyamatok automatizálásáig – a sunroot.eu webshop esettanulmánya

„A Sunroot webshop elégedettsége a Neoship szolgáltatásaival elsősorban a megspórolt munkaórák sokaságában, a kérések megoldásához való egyéni hozzáállásban és nem utolsósorban a fuvarozóval folytatott gyors és hatékony kommunikációban rejlik." (Alica Kyselová, Sunroot Sales Coordinator)

Milyen kívánt eredményeket hozott a Sunrootnak a Neoshippel való együttműködés?

Hogyan sikerült a Sunrootnak elérnie ezeket az eredményeket? Olvasson tovább, és többet megtud.

Néhány szó a Sunrootról

A sunroot.eu webshop 2014-ben jött létre. A webshop alapításának gondolata akkoriban egy ismeretlen növényhez, a „csicsókához" kötődött. Hogy hogyan született ez a gondolat, valamint a termékeikről szóló bővebb információkat elolvashatja az oldalukon. A Sunroot webshopnak már a kezdetektől célja volt minőségi élelmiszereket kínálni, és eljuttatni őket a széles nyilvánosság tudatába. Sikerült. Ma már sok ember kedveli a termékeiket. A legismertebbek közül ilyen például Peter Sagan kerékpáros, Tatiana Žideková fitneszes vagy Mary Bartálos színésznő, akik egyben a márka influenszerei is.

Milyenek voltak az expediálás kezdetei?

Ahogy sok más kezdő webshop, a Sunroot is kezdetben csak a Szlovák Postát használta a csomagok kézbesítésére. A rendelések számának növekedésével nőttek a vásárlók igényei is a futárral történő csomagkézbesítésre. A futárszolgáltatásokat teljes mértékben lefedték számukra a Neoship szolgáltatásai. A többi szállítmányozó céghez képest megfelelő árakon így nemcsak a fuvarozó szolgáltatásait kapták meg (partneri szállítmányozó cégünkkel, a Slovak Parcel Service-szel együttműködve), hanem hozzáadott értéket is az expedíciós rendszer formájában. A sikeres együttműködésnek mind a mai napig örülünk.

A Neoship fejlesztésének vezérgondolata az volt, hogy automatizáljuk az expediáláshoz kapcsolódó folyamatokat, és így a webshopoknak egyszerre időt és pénzt takarítsunk meg.

Ha tehát a Neoship használatáról ebben a síkban beszélünk, az expediálás automatizálása a Neoship használatának kezdetén a rendelések számára tekintettel nem volt a legjelentősebb. Az igény rá csak később merült fel. A Neoshipben az automatizáláson kívül sok más funkciót is talál a felhasználó, ezért minden webshop megtalálhatja benne a „magáét" (ahogy a Sunroot esetében is történt).

Hogy milyen hasznot hozhatna a Neoship az Ön webshopjának is, azt megnézheti a videónkban.

Kézi adatmásolás

A Sunroot webshop a kezdetektől (mind a mai napig) a WordPress WooCommerce pluginjét használja a rendelések kezelésére. A létrejöttekor, 2014-ben a webshop-platformok és számlázórendszerek nem rendelkeztek olyan fejlett integrációs lehetőségekkel más rendszerekkel (pl. a Neoshippel), mint ma. A webshopok túlnyomó része az adminisztrációból történő kézi adatmásolás és azoknak a fuvarozó rendszerébe való bevitele elvén működött. Pontosan így működött ez hosszú ideig a Sunrootnál is. Ez a mód nagyon munkaigényes volt, hibázás történt, és időigényes volt.

Magasabb szint – CSV/XML exportok

Bizonyos típusú webshopmegoldásoknál az adminisztrációk felkínálták az adatexport lehetőségét CSV/XML-fájlokon keresztül. Érdekünkben állt megtalálni azt a módot, amellyel a Sunrootnál is egyszerűen eljuthatnának az adatok a webshopból a Neoshipen át a fuvarozóig. Akkoriban a WooCommerce-ből származó adatexport szintjén javasoltunk nekik megoldást CSV-exportokon keresztül. Nem sokkal ezután megtudtuk azt az információt, hogy a Sunrootnál áttértek egy új számlázórendszerre, a SuperFaktúrára.

A Neoshipben a webshopokhoz készülő kész expedíciós megoldások fejlesztésére összpontosítunk, amelyeken keresztül a teljes expedíciót közvetlenül a webshop adminjából vagy a számlázórendszerből oldanák meg.

Az automatizálás szükségessége

A Sunroot rendelései évről évre nőttek. A számuk 2019-ben többszörösére emelkedett, amikor a korábbinál jobban érzékelték az automatizálás szükségességét, mivel az expedíció túl sok időt vett el tőlük. Megnéztük azokat a lehetőségeket, amelyek megoldanák az aktuális helyzetüket:

Ahogy fentebb már felvázoltuk, a Sunrootnál a Superfaktúra számlázórendszert használják, amellyel a Neoship olyan mértékben van integrálva, hogy a számlákból a felhasználó nemcsak csomagokat (adatokat) hoz létre, hanem CSV/XML-fájlokon keresztül az utánvéteket is párosíthatja a számlákkal. Ennél a két lényeges tevékenységnél történik időmegtakarítás. Mégpedig jelentős. Alica Kyselová asszony szavai szerint ez naponta több mint 1 óra.

Nézze meg, hogyan zajlik az expediálás a SuperFaktúrából és az utánvétek párosítása a kiállított számlákkal.

2019 folyamán folytattuk a Neoship fejlesztését és integrációját az open source megoldások felhasználói számára, többek között a WooCommerce-hez is.

A Sunroot esetében ezért egy újabb alternatíva is szóba jöhetett, mégpedig a közvetlenül a webshopból történő expediálás. A WooCommerce-be integrált Neoship plugin segítségével az adminisztrációból tudnák expediálni a rendeléseket, onnan kényelmesen kinyomtatni a címkéket az átvételi jegyzőkönyvvel együtt, és követni a küldemény kézbesítésének menetét. Az utolsó kivételével az összes fent említett funkció megvolt a Superfaktúrában is, ráadásul az utánvétek automatizált párosításának lehetőségével. A SuperFaktúrában lévő kész megoldás végső soron nagyobb hasznot hoz nekik, ezért továbbra is ezt a módot használják.

Közvetített kommunikáció a fuvarozóval

Az automatizáláson kívül a Sunrootnál intenzívebben kezdték használni a Neoship egyik funkcióját – a fuvarozóval folytatott közvetített kommunikációt. A webshopokban ezeket az ügyeket rendszerint a fuvarozó ügyfélvonalával való kapcsolatfelvétellel, az operátorhoz való hosszadalmas átkapcsolással, és csak azt követő ügyintézéssel oldják meg. A Neoshipnek köszönhetően a Sunroot minden vásárlói kérést egy helyről intéz, gyorsan, hatékonyan, és anélkül, hogy azon kellene gondolkodnia, hová telefonáljon vagy küldjön e-mailt. A nyilvántartásba vett kérésekre a válaszok közvetlenül e-mailben érkeznek nekik, a küldemény pedig a Neoshipben külön jelölve marad.

Expedíció a Neoshippel egy fedél alatt

Túl sok időt vesz el Öntől az expedíció? Értékelné a webshopjában a Neoship valamelyik funkcióját? Ha igen, keressen minket bátran. Szívesen megnézzük a lehetőségeket, hogyan lehetünk segítségére az expedíciós folyamatok terén. Talán éppen az Ön webshopja lesz a következő a sorban, amelynek a Neoshippel való együttműködés meghozza a kívánt eredményeket idő- és pénzmegtakarítás formájában.