Cena expedování = cena za balík?

Pokud vlastníte e-shop nebo posíláte zboží svým zákazníkům prostřednictvím kurýra, kvalita doručení zásilky je klíčovým faktorem vedoucím ke spokojenosti zákazníka a opakovanému nákupu. Při rozhodování o výběru kurýrní společnosti hledá e-shop takovou, která doručí zásilku kvalitně a za co nejnižší cenu. Zamýšleli jste se ale někdy nad celkovými náklady, které musíte na expedování vynaložit?

„Cena expedování“ není daná jen „cenou balíku“. Cena expedování představuje proces od přijetí objednávky přes její vyřízení, balení, komunikaci, vyzvednutí zásilky kurýrem, doručení, případnou reklamaci a zákaznický servis až po přijetí dobírky na účet.

Cena expedování tedy odráží všechny vnitrofiremní procesy související s přípravou na expedování a následně procesy po předání balíku kurýrovi.

V následujících řádcích se spolu s vámi chceme zamyslet nad jednotlivými aspekty, které kromě ceny balíku vstupují do expedičního procesu a mohou významným způsobem ovlivnit náklady na expedování.

Čas

Kromě samotné ceny balíku vstupuje do nákladů na expedování významný faktor, a to cena člověkohodiny. Je to čas člověka, který fyzicky zpracovává objednávky, expeduje je v systému, případně komunikuje s dopravcem. Dále je to čas účetního nebo administrativního zaměstnance zabývajícího se zpracováním dobírek a vystavováním faktur. Do tohoto procesu může vstupovat i osoba, která odpovídá za zasílání e-mailů příjemcům o vyexpedování, řeší reklamace, informuje zákazníky ohledně doručení balíku a podobně. Jak je to u vás? Využíváte svůj čas a čas svých zaměstnanců efektivně? Nebo by optimalizace v tomto směru přicházela v úvahu?

Manuální zpracování balíků vs. Automatizace

S růstem počtu balíků přímo úměrně roste i potřeba automatizace expedičních procesů. Zatímco u 5 balíků denně možná nepotřebujete řešit automatizaci a poměrně rychle dokážete vyřídit objednávky a vypsat štítky, u 20, 50 nebo 100 balíků denně je manuální vypisování a kopírování údajů o příjemcích velmi zdlouhavé a neefektivní.

Díky automatizaci vyexpedujete objednávky za několik sekund, data o zásilkách se dotáhnou do systému dopravce, štítky spolu s přebíracím protokolem vytisknete jedním kliknutím a co je nepřehlédnutelným faktem – zaznamenáte velkou úsporu nákladů na člověkohodinu. Kromě toho eliminujete chybovost a „ušetřený čas“ můžete věnovat jiným důležitým aktivitám v rámci svého podnikání.

V současnosti existují na trhu hotová řešení, díky kterým je váš e-shop/administrační rozhraní/fakturační systém propojený s expedičním softwarem do takové míry, že všechny expediční záležitosti vyřešíte z pohodlí své uživatelské platformy.

Přehled o financích a zásilkách

Máte každé jedno euro vynaložené na expedování pod kontrolou? Hledáte faktury, dobropisy, výpis s dobírkami v e-mailech? Ocenili byste řešení, díky kterému byste měli všechno pod jedním online přístupem, přehledně a transparentně? Nebo to v pohodě zvládáte a dokážete si tyto záležitosti ohlídat? Na trhu dnes najdete společnosti nabízející rozšířené možnosti pro jednoduché a efektivní řízení financí:

Zobrazování celkové ceny každé jedné zásilky s jednotlivými položkami tvořícími celkovou cenu, a to cenu za palivový a mýtný příplatek, cenu za dobírku, příplatek za expresní doručení, doručení v sobotu a podobně. Přehled o proplacených a neproplacených dobírkách, což umožňuje lepší plánování cash flow. Prostřednictvím takových řešení je také možné exportovat data o dobírkách, v určitých případech je propojit přes API a hromadně je vkládat do fakturačního systému kvůli párování čekajících plateb.

Komunikace s dopravcem

Jakým způsobem řešíte situaci se zákazníkem v případě podání reklamace, potřeby dodatečně upravit dobírku, změnit adresu příjemce, doplnit telefonní číslo a podobně? Voláte nebo píšete e-maily dopravci? Stane se vám, že se nemůžete dovolat na zákaznickou linku nebo dohledat e-mailovou komunikaci?

Expediční systémy mají pro komunikaci s dopravci vyvinutou velmi jednoduchou notifikační funkcionalitu. Odesílatel nemusí přemýšlet, na které depo má zavolat, komu poslat reklamaci nebo kam volat, pokud jste omylem do systému zadali dobírku, ale kurýr ji od příjemce vybrat nemá. U každé jedné zásilky je takto zadefinovaná funkcionalita pro přímou komunikaci s dopravcem. Dopravce požadavek velmi rychle zpracuje a zajistí potřebnou úpravu. Navíc pro vyšší přehlednost dodatečně upravovaných či reklamovaných zásilek zůstane zásilka po odeslání požadavku speciálně označená. Protože jsou expediční systémy online, vyřídíte tyto záležitosti z jakéhokoli místa.

Notifikační e-maily

Většina dopravců posílá příjemcům unifikované SMS a e-maily o vyexpedování zásilky a následně o jejím doručení. Co kdybyste ale z obyčejného e-mailu vytěžili víc? Co kdybyste měli možnost e-maily upravovat obsahově i graficky, čímž se můžete odlišit od konkurence a tímto způsobem budovat svou značku?

Některé expediční systémy nabízejí zákazníkům takové služby a kromě toho také umožňují vkládat do e-mailů jakýkoli odkaz s novinkami ve vašem obchodě, odkaz na nějakou akci, doporučení na další vaše služby a podobně. Navíc pokud expedujete zásilky do zahraničí, máte možnost nastavit jazykové mutace do jednotlivých zemí a budovat dobré vztahy se zákazníky.

Statistiky

V každé společnosti je důležité měřit výkonnost lidí, procesů, analyzovat dosažené výsledky, znát slabé a silné stránky, porovnávat předchozí období s aktuálními… jednoduše mít k dispozici statistiky, na jejichž základě se přijímají strategická rozhodnutí a určuje se směřování společnosti do dalších období. Měřit a vyhodnocovat se dají jakékoli oblasti v podniku. A expedice není výjimkou.

Líbilo by se vám, kdybyste měli k dispozici online statistiky se zobrazováním zásilek expedovaných a kategorizovaných podle dnů, měsíců a vah? Bylo by pro vás přínosné, kdybyste v jednom přehledu dokázali porovnat množství balíků doručovaných na Slovensku s doručováním do zahraničí a na základě toho se efektivněji rozhodovali o aktivitách na daném trhu? Vybírají si vaši zákazníci doručování do ParcelShopů? Dokážete tuto informaci zužitkovat ve svůj prospěch a přetavíte ji do snahy vyjednat s dopravcem lepší ceny pro tuto alternativu doručení? Posíláte tento týden, měsíc, rok víc balíků, nebo míň než minule? Odpovědi ze statistického přehledu vám mohou pomoct v různých analýzách vašich expedičních aktivit.

Pokud byste měli zájem o zefektivnění svých expedičních procesů, rádi vám v této oblasti prostřednictvím našeho expedičního systému Neoship pomůžeme :)